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Digitale Krankmeldung

In den HR-Abteilungen deutscher Unternehmen haben auch heute noch analoge Prozesse die Oberhand. Diese sind auf den ersten Blick digital, beinhalten aber viele manuelle Schritte. Nicht die Digitalisierung, sondern die Automatisierung in Verbindung mit einer digitalen Welt wird die nahe Zukunft verändern. Im täglichen Geschäft nimmt alles, was mit dem Thema Krankmeldung zu tun hat, viel Zeit bei den involvierten Personen aus den Personalabteilungen und Fachbereichen in Anspruch. Von der Annahme und Dokumentation der Krankmeldung über die Information beteiligter Stellen wie Buchhaltung und den entsprechenden Vorgesetzten bis hin zu Arbeitsschritten wie der Organisation einer Vertretung oder dem Kalender-Update. Viele dieser Schritte lassen sich bei genauerer Betrachtung digitalisieren und vereinfachen. Dadurch kann nicht nur Zeit, sondern auch Geld gespart werden.

Häufig gestellte Fragen in diesem Kontext sind:

Wie kann ich den Prozess der Krankmeldung vereinfachen, automatisieren und beschleunigen?
Wie kann ich die Krankmeldung einheitlich erfassen?
Wie können alle notwendigen Mitarbeitenden (Vorgesetzter, Vertreter, Personalabteilung) automatisch informiert werden?

Leistungsangebot | Arbeitsaufwände für HR- und Personalabteilungen minimieren

Unsere App ermöglicht Ihnen die Einführung der digitalen Krankmeldung in nur wenigen Tagen. Das Vorgehensmodell sieht dabei wie folgt aus:

1. Prüfung der technischen Voraussetzungen

Im ersten Schritt prüfen die Experten der matrix die vorhandene Kundenumgebung. Unsere Lösung setzt voraus, dass SharePoint mit Office 365 oder SharePoint 2019 bereits vorhanden sind. Sollten diese Voraussetzungen nicht erfüllt sein, unterstützen wir Sie gerne dabei, diese zu schaffen: Das Leistungsangebot der matrix kann in diesem Fall auf Ihren Wunsch hin gerne um die Einrichtung einer „kleinen Cloud“ ergänzt werden.

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2. Situationsanalyse | Definition notwendiger Funktionen

Sobald die technischen Voraussetzungen analysiert bzw. geschaffen wurden, definieren wir mit Ihnen die für die Implementierung notwendige Daten und Schnittstellenbereitstellungen. Hierzu gehören unter anderem:

SharePoint Zugangsdaten + Aufbau der Umgebung
Arbeitsabläufe
Weiterleitungen
Speicherpfade
Dokumente
Formularumgebungen

Zudem findet eine Detailanalyse der Formularumgebung sowie der dahinter liegenden Workflows statt.

3. Entwurf digitale Krankmeldung + Bereitstellung

Im nächsten Schritt erstellen wir Ihnen einen ersten Entwurf der elektronischen Krankmeldung inkl. aller zuvor definierten Funktionen, zur Freigabe. Es stehen nun Tests Ihrerseits aus, unter anderem:

... ob die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Bild oder Anlage eingefügt werden kann
... ob die Zusammenführung von Erstmeldung und Folgemeldung funktioniert

Gerne arbeiten wir Ihre Anpassungswünsche nach der ersten Korrekturschleife ein. Im Anschluss daran folgt die Live-Schaltung der App und Kommunikation des neuen Vorgehens an die HR-und Personalabteilung sowie die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens.

Leistungsmerkmale

Die matrix technology GmbH unterstützt Sie bei der Einführung der digitalen Krankmeldung in Ihrem Unternehmen und erarbeitet mit Ihnen die erforderlichen technische Voraussetzungen aus.

Umfassendes Know-how in der Ausarbeitung und Umsetzung von New Work-Konzepte
Erfahrener Partner bei der Erstellung von Workflows auf Basis von Microsoft 365
Mitglied des Microsoft Partnernetzwerkes
ISO 27001-zertifiziert

Case Study

Bis 2019 meldeten sich die Mitarbeitende von matrix technology entweder per Telefon beim Office Management und HR oder per Mail an den jeweiligen vorgesetzten Krank. Insbesondere Krankmeldungen per Mail führten dazu, das Krankmeldungen teilweise zu spät weitergeleitet wurden oder entsprechende Fachabteilungen nicht auf den Verteiler bei der Weiterleitung gesetzt wurden. Dadurch wurden Mehraufwände generiert und zum Teil hohe Kosten generiert.

Seit vergangenem Jahr hat die matrix die digitale Krankmeldung auf Basis von Microsoft PowerApps im Einsatz. Jeder Mitarbeitende kann direkt über die App seine Krankmeldung mit nur wenigen Klicks einreichen und dabei die voraussichtliche Dauer der Krankmeldung sowie die Vertretung angeben. Zudem ist auch der Upload einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (falls vorhanden) möglich. Die Bedienoberfläche ist intuitiv, die Mitarbeitenden sowie die HR-Abteilung der matrix sehr zufrieden mit der Digitalisierung der Krankmeldung.

» Dank der digitalen Krankmeldung per App konnten wir mit „wenig“ „viel“ bewegen. Sie ermöglicht uns, den korrekten Weg von eingehenden Krankmeldungen vorzugeben, sodass alle relevanten Empfänger die Info sofort erhalten. Gleichzeitig ersparen wir uns den Papierkrieg, der mit originalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen einher geht. Auch unsere Mitarbeiter:innen, die sich den Gang zur Post sparen können, sind froh über den einheitlichen, einfachen und modernen Weg der Krankmeldung. «

Fabian Kuhn

Chief Administrative Officer bei der matrix technology GmbH