App-basierte Arbeitsplatzbuchung auf Basis von SharePoint PowerApps – flexibel und smart
Workplace Management App
Der Weg zum „neuen Normal“ ist für viele Unternehmen mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Der Schutz der Mitarbeiter steht an oberster Stelle, weshalb sichergestellt werden muss, dass Abstände am Arbeitsplatz zuverlässig eingehalten werden. Zudem muss gewährleistet werden, dass staatliche Vorgaben und Richtlinien eingehalten und zuverlässig erfasst werden kann, welche Person, egal ob Mitarbeiter oder Gast, an welchem Tag im Büro war. Doch auch auf lange Sicht ist ein effektives Sitzplatzmanagement der Schlüssel einer erfolgreichen Standortplanung. Eins steht schon jetzt fest: Desk Sharing und somit Flexibilität bei der Bürobelegung wird immer wichtiger und wird die Art und Weise, wie Arbeitsplätze in Zukunft besetzt werden, maßgeblich bestimmen.
Häufig gestellte Fragen sind:
- Wie kann ich meinen Mitarbeitern eine flexible Sitzplatzbuchung im Büro ermöglichen?
- Welche Möglichkeiten habe ich, ein Sitzplatzbuchungstool auf Basis bereits vorhandener technischer Möglichkeiten zu realisieren?
- Wie kann ich die Anwesenheitserfassung von Externen wie beispielsweise Kunden, Partnern und Bewerbern einfach umsetzen?
- Wie kann sichergestellt werden, dass Kapazitätsgrenzen für meine Unternehmensstandorte nicht überschritten werden?
Leistungsangebot | Vorgehensweise
Unser Desk Sharing Tool hilft Ihnen, alle Aspekte rund um das Sitzplatzmanagement einfach und digital abzubilden. Die Einführung kann in nur wenigen Wochen realisiert werden. Technisch basiert die App auf SharePoint Online und ist über alle Endgeräte aufrufbar. Unser Vorgehensmodell sieht dabei wie folgt aus:
1. Prüfung der technischen Voraussetzungen
- Analyse, ob Microsoft 365 und SharePoint und somit die technischen Gegebenheiten im Unternehmen vorhanden sind
2. Definition der Anforderungen
- Abstimmung der Funktionalitäten des Tools auf Ihre Bedürfnisse und Festlegung der für die Umsetzung notwendigen Daten wie Standort- und Raumpläne sowie Arbeitsplätze
3. App-Erstellung und Go-Live
- Erstellung der Workplace Management App gemäß definierter Anforderungen, Live-Schaltung des Tools und Kommunikation an die Mitarbeiter Ihres Unternehmens
Use Case | WorkplaceBooking@matrix
Im Zuge der Corona-Pandemie musste auch die matrix technology AG sicherstellen, das Arbeitsplatz- und Anwesenheitsmanagement an die neuen Begebenheiten und Richtlinien angepasst werden. Vor der Einführung der WorkplaceBooking-App mussten Büro-Anwesenheiten via E-Mail und Excel eine Woche zuvor von den Mitarbeitern eingemeldet werden. Dies war für alle an dem Prozess beteiligten Abteilungen mit zum Teil extremen organisatorischen Mehraufwänden verbunden – insbesondere, wenn es zu kurzfristigen Änderungen kam.
Deshalb wurde auf Basis von PowerApps ein Tool aufgebaut, mit dem die zentrale Steuerung folgender Punkte möglich wird:
- Die Anmeldung und Erfassung der Vor-Ort-Anwesenheit der Mitarbeiter unter Berücksichtigung von derzeitigen Auflagen (Abstände, Kapazitätsauslastung)
- Die Erfassung/Protokollierung von externen Personen wie Gästen, Kunden, Partnern, Bewerbern oder Freelancern
Für alle Mitarbeiter steht nun ab sofort ein einfaches, schnelles und insbesondere flexibles Sitzplatzbuchungs-Tool zur Verfügung, mit dem tageweise die Anwesenheit angemeldet werden kann. Das Office Management hat die Möglichkeit, die Daten einzusehen, auszuwerten und bei Bedarf einzugreifen.
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Vorteile der Workplace Management App
Implementierung in wenigen Wochen
Für die Einführung der Workplace Management App ist die Anschaffung zusätzlicher Hard- und Software nicht notwendig, wodurch eine schnelle Umsetzung sichergestellt werden kann.
Volle Datenhoheit
Die Daten werden in Ihrem Microsoft-365-Tenant gespeichert und nur die von Ihnen festgelegten Personen Ihres Unternehmens haben Zugriff auf die Daten bzw. die Nutzung des Tools.
Bewusst "einfach"
Die Sitzplatzbuchung ist kinderleicht: Raum auswählen, Sitzplatz auswählen und Tage im Kalender anklicken, abschicken - fertig.
Flexibilität - Auch bei Erweiterung der App
Auch nach Launch der App in Ihrem Unternehmen ist eine Ausstattung mit weiteren Features problemlos möglich. Die Anbindung an andere, in Ihrem Unternehmen eingesetzte Systeme, ist grundsätzlich möglich.
Arbeitsplatzdefinition ganz nach Ihren Wünschen
Sie wollen zwischen Fixplätzen, die nur von bestimmten Personen gebucht werden können, und Shared Arbeitsplätzen unterscheiden? Ein Teil Ihrer Arbeitsplätze sollen deaktiviert werden, damit Abstände eingehalten werden können? Mit der Arbeitsplatzmanagement-App ist das alles kein Problem
Leistungsmerkmale | Workplace Management App
Gerne unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung Ihres Arbeitsplatz-Managements mit SharePoint Online und PowerApps, sodass Sie schon bald alle Vorteile der Workplace Management App auch in Ihrem Haus nutzen können.
- Umfassendes Know-how in der Ausarbeitung und Umsetzung von New-Work-Konzepten
- Erfahrener Partner bei der Entwicklung & Implementierung von Microsoft-365-Lösungen
- Mitglied des Microsoft Partnernetzwerkes (Microsoft Solutions Partner)
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