Social Intranet, moderne Kommunikation und Prozessautomatisierung

Orts- und geräteunabhängig Arbeiten: vor einigen Jahren war das für viele Unternehmen über alle Branchen hinweg fast undenkbar. Dank der Möglichkeiten, die Anbieter wie Microsoft mit ihren Tools und Produkten eröffnen, ist dieser Wunsch für Viele schon heute Realität geworden. Die Mitarbeiter wünschen sich flexible Arbeitsmodelle nicht nur, sondern fordern diese von ihrem Arbeitgeber. Deshalb kann es schon heute ein großer Wettbewerbsvorteil auf dem Fachkräftemarkt sein, wenn das Zusammenarbeiten vernetzt und flexibel funktioniert.  

Jedes Unternehmen ist einzigartig und benötigt individuelle Lösungen für das Dokumentenmanagement, die Prozesssteuerung und Kommunikation. Mit SharePoint, Microsoft Teams und Power-Automation bietet Microsoft zahlreiche Plattformen und Tools an, die für jede Anforderung eine konkrete Antwort haben.

Häufig gestellte Fragen in diesem Kontext: 

• Wie kann ich in meinem Unternehmen IT-Strukturen schaffen, die das Zusammenarbeiten für jeden Einzelnen fördern und erleichtern? 
• Was muss ich beachten, um SharePoint als zentrale Dateiablage implementieren und nutzen zu können? 
• Wie kann ich trotz gewachsener Legacy-Strukturen auf die Vorteile von Microsoft 365 und SharePoint setzen? 
• Worauf muss ich achten, wenn ich meine bisherige Datei- und Fileablage fit für die Cloud machen will? 
• Wie kann ich Microsoft Teams so einsetzen, dass es als zentrale Kommunikationsplattform dient – und das kanal-, geräte- und länderübergreifend? 

Gerne unterstützen die Experten der matrix technology Sie bei der Einführung einer zentralen Intranet- und Collaboration-Lösung auf Basis von SharePoint (Online). Wir begleiten Sie von der ersten Idee bis hin zum tatsächlichen Go-Live und helfen Ihnen diesen Prozess mit einer angemessenen Change Communication zu begleiten.  

• Erstellung von Migrationskonzepten – unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Microsoft 365 bereits im Einsatz hat oder nicht
• Konzeption, Aufbau und Einführung der Microsoft Collaboration-Lösungen SharePoint und Microsoft Teams in der Cloud
• Migration Ihrer SharePoint On Prem-Landschaft zu SharePoint Online
• Aufbau von Collaboration basierten Audio- bzw. Videokonferenzsystemen
• Ausarbeitung und Umsetzung von Change Communication-Konzepten und Bereitstellung von Schulungsmaterialien für Ihre Mitarbeiter 
• Automatisierung Ihrer Unternehmensprozesse mit Hilfe von Power Automate (Flow) und Power Apps

• Mittelständischer IT-Dienstleister mit umfassendem Cloud- und IT Security Know-how
• Fundierte Projekterfahrung im Aufbau von Intranet- und Collaboration-Lösungen auf Basis von SharePoint Online 
• Zertifizierter Microsoft Partner im Cloud- und SharePoint-Umfeld
• Kompetente Fachteams für alle Power-Tools von Microsoft 

Ein mittelständischer Hersteller moderner Küchensysteme hat Microsoft 365 bereits im Einsatz. Da das Unternehmen viel Wert auf Design und Exklusivität in ihren Produkten legt, sollte sich dies auch in der internen Kommunikation widerspiegeln. Deshalb setzte sich das Unternehmen zum Ziel, eine optisch ansprechende und funktional moderne Intranet- und Collaboration-Lösung auf Basis von SharePoint Online zu realisieren. 

matrix technology hat dieses Vorhaben technisch beratend begleitet. Der Kunde legte besonderen Wert darauf, die zentrale Informationsplattform mit Microsoft Bordmitteln umzusetzen und wollte damit das bestmögliche aus den Tools herausholen.

Zur kompletten Case Study

Auch matrix technology setzt seit vielen Jahren auf die Microsoft Office-Produkte mit Exchange, Word, Excel und PowerPoint. 2019 wurde die Entscheidung getroffen, die Zusammenarbeit innerhalb der einzelnen Teams und Projekte optimieren zu wollen, um das tägliche Arbeiten noch effizienter zu gestalten. Gesetztes Ziel war es, die Dokumentenerstellung – und Überarbeitung, die zu einem Großteil per E-Mail erfolgte, durch interaktive Collaboration zu ersetzen. 
 
Im Rahmen eines internen Projekts sollte das alte, auf Typo 3-basierende, Intranet abgelöst und eine neue Intranet- und Collaboration-Lösung auf Basis von SharePoint Online eingeführt werden. Um die Vorteile der neuen Plattform vollends nutzen zu können, fand zudem eine unternehmensweite Einführung von Microsoft Teams statt. Herausfordernd dabei war, die zahlreichen Anforderungen in puncto Datenschutz und IT-Sicherheit erfolgreich umzusetzen, da zum Kundenstamm der matrix viele Unternehmen aus der Banken- und Versicherungsbranche gehören. Für die unternehmensweite Einführung wurde zudem ein umfassendes Change Communication Konzept ausgearbeitet. Neben Vor-Ort-Schulungen wurden auch umfassende Schulungsvideos u.a. zu den Themen SharePoint, Microsoft Teams und Benutzerberechtigung erstellt. Durch diese Maßnahme sollte die Nutzerakzeptanz erhöht und es allen Mitarbeitern ermöglicht werden, sich schnell mit dem neuen Tool zurecht zu finden.  

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Im Zuge der unternehmensweiten Richtline zur Eindämmung der Corona-Pandemie wurde eine personelle Obergrenze für die Büros der matrix festgelegt. Zudem musste jeder Mitarbeiter, der seiner Arbeit vom Büro aus nachgehen wollte, dies bei seinem Vorgesetzten anmelden, welcher wiederum eine Excel-Tabelle mit all seinen Mitarbeiter, die in der kommenden Woche in die Büros kommen wollen, an die verwaltenden Instanzen der matrix technology schicken musste. Dieses Vorgehen funktionierte größtenteils, rief jedoch bei allen Beteiligten teils extreme Mehraufwände auf. Zudem war es den Mitarbeitern mit diesem Vorgehen nicht möglich flexibel zu entscheiden, wann sie ins Büro kommen wollen.

Deshalb wurde ein Projekt ins Leben gerufen, welches die Konzeption und letztlich auch die Einführung eines Sitzplatzbuchungs-Tools verfolgte. Das Tool basiert auf Power Apps und ist sowohl über das Smartphone als auch via Desktop im Social Intranet der matrix erreichbar. Mit Launch der App hat jeder Mitarbeiter nun die Möglichkeit, täglich zu entscheiden, ob und wann er ins Büro kommen möchte. Die maximale Obergrenze wurde in der App festgelegt – bei Überschreitung dieser ist eine Sitzplatzbuchung nicht mehr möglich. Zudem können alle Buchungen ganz einfach im Admin-Bereich der App verwaltet und eingesehen werden und es findet eine automatische Löschung der Daten nach den vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen statt. 

Zum matrix iQ "Workplace Management App"