Mobiles Arbeiten nach Corona: So läuft es bei matrix technology

Zunächst einmal wissen wir uns in guter Gesellschaft: Bereits im Herbst 2020 zeigte eine Umfrage von Deloitte unter Finanzvorständen deutscher Unternehmen, dass zwei Drittel das Thema Remote Work künftig ausbauen möchten. Klar ist dabei, dass die Geschäfte auch dann weiter gedeihen sollen, wenn mehr Aufgaben im Homeoffice oder von unterwegs erledigt werden. Das Thema Kontinuität genießt dem entsprechend höchste Priorität bei der matrix. „Damit mobiles Arbeiten im Aufschwung gelingt, haben wir das Thema grundlegend angepackt. Dadurch liefern wir gerne Inspiration für andere Unternehmen – und natürlich Support für die Umsetzung“, erklärt matrix technology-Geschäftsführer Peter Bauer.

Mobiles Arbeiten: Worin liegen die Anforderungen?

Maßnahmen auf mehreren Ebenen tragen zum Erfolg einer Remote Working-Strategie bei. Diese vier Aspekte stehen bei uns besonders im Fokus: 

• Services: Mitarbeitende benötigen auch unterwegs oder im Homeoffice den vollen Zugang zu allen benötigten Services. Das beginnt mit grundlegenden Tasks wie Urlaubsantrag oder Krankmeldung und setzt sich fort in den benötigten Apps und Produktiv-Anwendungen bis hin zur effizienten Teamkommunikation.
• IT-Sicherheit: Der Datenverkehr zwischen den Mitarbeitenden rund um wichtige Ressourcen muss auch unter den Bedingungen des mobilen Arbeitens sicher ablaufen. Verschlüsselte Netzwerkverbindungen und Multi-Faktor-Authentifizierung sind dafür geeignet.
• Kommunikation: Insbesondere dann, wenn sich eine größere Anzahl von Mitarbeitenden nicht im Bürogebäude befindet, muss für das Wir-Gefühl und den Zusammenhalt aktiv gesorgt werden. Besonders wichtig ist es dabei, die zentrale Unternehmenskommunikation jederzeit digital aufrecht erhalten zu können. 
• Standards: Nicht vergessen werden sollte dabei, auch auf organisatorischer Ebene einen Standard zu schaffen, der die Bedingungen und auch die Grenzen des mobilen Arbeitens transparent für alle Mitarbeitenden und spezifisch für verschiedene Situationen klärt. Bei der matrix haben wir dazu eine eigene interne Richtlinie verfasst.

Remote Services: Mit welchen Lösungen arbeiten wir?

Im Kern des mobilen Arbeitens geht es um den sicheren und effizienten Zugriff auf Dokumente und Anwendungen. Wir nutzen dabei einen Dreiklang an Cloud-basierten IT-Lösungen, die wir auch für Kunden einrichten und konfigurieren: 

• Microsoft SharePoint Online ist die Plattformlösung für die zentrale Dokumentenverwaltung. Auf dieser Plattform betreiben wir darüber hinaus unser Firmen-Intranet. Somit können wir alle Mitarbeitenden auch im Homeoffice über Themen informieren, die alle betreffen.
• Microsoft Teams ist die von den Mitarbeitenden voll akzeptierte Lösung für die Zusammenarbeit in virtuellen Konferenzen sowie in digitalen Chats im Team oder zwischen Einzelpersonen. Das Kollaborationstool hat Telefonkonferenzen beinahe vollständig ersetzt.
• Das VPN (Virtual Private Network) mit Microsoft MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung) gewährleistet eine verschlüsselte Netzwerkverbindung. Es ist damit eine grundlegende Sicherheitskomponente für den sicheren Datenverkehr, etwa wenn Mitarbeitende zuhause wichtige Ressourcen von verschiedenen Servern abrufen.

Dieser Dreiklang wird ergänzt durch einige von uns selbst entwickelte Lösungen auf Basis von Microsoft PowerApps, die den Arbeitsalltag erleichtern, wie beispielsweise eine App für das Workplace Management oder für die digitale Krankmeldung. Das Bündel an Lösungen nennen wir „matrix iQs“.

Organisation: Was leistet unsere Richtlinie für mobiles Arbeiten?

Ein Ausbau des mobilen Arbeitens ist Innovation auf Organisationsebene. Die Mitarbeitenden brauchen eine klare Vorstellung davon, welche Regeln für mobiles Arbeiten gelten und welche Ausnahmen es gibt. Dazu haben wir eine Richtlinie für die matrix verfasst. Diese stellt unter anderem fest, dass kein Mitarbeitender zur Remote Work verpflichtet ist (solange kein erneuter Notfall wie eine Pandemie eintritt). Es soll stattdessen eine erweiterte Möglichkeit sein, das eigene Leben und Arbeiten bestmöglich in Einklang zu bringen. Auf der Ebene der Vorteile erwähnt die Richtlinie auch die Zeit- und Kostenersparnis durch vermiedene Wege zur Arbeit und von der Arbeit.

In Bezug auf die Anforderungen halten wir fest, dass es einige Disziplin von allen Mitarbeitern verlangt, verteilt auf verschiedene Orte außerhalb des Firmengeländes hoch effizient zu arbeiten. Nicht zuletzt werden auch jene Situationen klar benannt, für die mobiles Arbeiten als ungeeignet angesehen wird. Dazu zählen bei uns beispielsweise: 

• Präsenzanforderungen von Kunden
• Die Einarbeitungsphase für neue Mitarbeitende und deren Integration ins Team
• Große Aufgaben, die als Team bewältigt werden müssen

„So viel Freiheit wie möglich und so viel Einschränkung wie nötig“, beschreibt matrix HR-Leiter Fabian Kuhn die Idee hinter den Formulierungen in der Richtlinie. 

Endgeräte: Welche Rolle spielt die Hardware?

Auch die Hardware muss zum mobilen Arbeiten passen. Denn fest installierte PC-Arbeitsplätze lassen sich nicht ohne Weiteres ins Homeoffice transferieren. Bei der matrix ist jeder Mitarbeitende mit Laptop und Smartphone inklusive Mobilfunktarif ausgestattet. Die Nutzung von unternehmenseigenen Scannern oder Druckern kann im Homeoffice nicht wie gewohnt stattfinden – daher lohnt es sich doppelt, möglichst viele Prozesse voll digital umzusetzen. Intelligente IT-Lösungen aus der Cloud bilden dafür die technologische Basis.