Interview zur Homeoffice-Situation bei der matrix

Peter Bauer ist als Director IT-Outsourcing nicht nur für die Leistungserbringung der mittelständischen Service-Kunden verantwortlich, sondern auch für die interne IT der matrix. Deshalb war die Expertise seines Teams bei der Umstellung der matrix auf Remote-Arbeit in Besonderem Maße gefragt. Im Interview stellt er sich den Fragen der matrix Redaktion und berichtet, wie die Umstellung bei der matrix verlief, welche Lösungen für die Abbildung von Meetings genutzt und welche IT-Themen Unternehmen in den kommenden Monaten beschäftigen werden.

N. Senzel: Die Mitarbeiter der matrix technology AG agieren nun schon seit mehreren Wochen komplett aus dem Homeoffice. Die Umstellung hat im Großen und Ganzen problemlos funktioniert. Wie lange habt ihr diesen Schritt vorbereitet?

P. Bauer: Generell haben sich die Ereignisse in den letzten Tagen und Wochen überschlagen und damit blieb natürlich keine wirklich lange Vorbereitungszeit, um diesen Schritt für das Gesamtunternehmen matrix zu planen. Gleichzeitig ist der Bereich IT-Outsourcing bei der matrix nicht nur für die eigenen IT-Services des Unternehmens verantwortlich, sondern auch für die Betreuung vieler mittelständischer Kunden aus dem finanzregulierten Umfeld. Daher halten wir bereits seit vielen Jahren entsprechende Business Continuity Konzepte vor und verproben diese auch regelmäßig. Da alle Mitarbeiter der matrix mit Notebooks ausgestattet und alle IT-Services via Browser oder VPN erreichbar sind, war der Wechsel auch kein größeres, technisches Thema. Der wichtigste Schritt war eher, kurzfristig die notwendigen organisatorischen Anpassungen vorzunehmen – also entsprechende Regelmeetings für die Teams und den Gesamtbereich zu etablieren.

N. Senzel: Welchen Weg hat die matrix für die Durchführung von Meetings gewählt und wie zufrieden sind die Kolleginnen und Kollegen mit der Lösung?

P. Bauer: Wir selbst als matrix nutzen bereits seit vielen Jahren die gesamte Microsoft Produktpalette – neben E-Mail natürlich auch Skype for Business und seit ca. einem Jahr auch sehr stark Microsoft SharePoint Online und Microsoft Teams. Gleich zu Beginn der „Homeoffice-Zeit“ haben wir noch ad hoc 15 weitere Telefonkonferenznummern für alle Mitarbeiter zur Nutzung bereitgestellt. Mittlerweile werden aber fast alle Meetings nur noch via Teams abgehalten. Bisher habe ich auch nur positive Stimmen zu dieser neuen Art der Meeting-Durchführung gehört.

<Und mit SharePoint Online – auf dem auch unser Intranet abgebildet ist – halten wir alle Mitarbeiter informiert. Uns als Unternehmen ist es natürlich auch wichtig, dass die soziale Komponente des Arbeitsalltags durch die Homeoffice-Tätigkeit nicht gänzlich verloren geht. Durch die integrierte Kommentarfunktionen im Social Intranet versuchen wir deshalb, den Austausch der Kolleginnen und Kollegen untereinander zu fördern. Zudem haben wir unsere Mitarbeiter dazu motiviert, die Meeting-Funktion von Microsoft Teams auch für beispielsweise gemeinsame Mittagspausen zu nutzen.

N.Senzel: Was waren Deiner Meinung nach die größten Herausforderungen bei der Umstellung?

P. Bauer: Man muss sagen, dass wir erstmal sehr frühzeitig entschieden haben, dass wir alle Mitarbeiter ins Homeoffice entsenden – zudem fiel die Entscheidung an einem Freitag. Damit hatten wir 1.) einen gewissen Vorsprung vor unseren IT-Outsourcing Kunden und 2.) hatten wir das Wochenende, um uns auf den Betriebsstart am Montag optimal vorzubereiten.

Die größte Herausforderung war es, die Auslastung unserer IT-Infrastruktur im Auge zu behalten. Insbesondere der Internetbreakout aus den Rechenzentren durch die matrix Homeoffice-Tätigkeit via VPN, aber auch sukzessive durch alle IT-Outsourcing Kunden, die den Homeoffice-Schritt in den darauffolgenden Tagen gegangen sind, stand unter starker Beobachtung. Durch ein sehr engmaschiges Monitoring, aber auch durch die stetige Abstimmung mit unseren Kunden und in unserem Bereich konnten wir die wachsende Last letztlich ohne größere Probleme managen. Aber ich frage an der Stelle mal zurück: Wie ging es Dir als Anwenderin und Nutzerin der IT-Services der matrix – hattest Du Probleme?

N. Senzel: Ich persönlich hatte tatsächlich gar keine Probleme oder Einschränkungen durch die Umstellung. Bereits vor der Coronakrise waren die technischen Voraussetzungen gegeben, dass die Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice arbeiten können. Dass jetzt alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit aus dem Homeoffice agierten, war sicherlich etwas Neues. Doch Dank VPN, SharePoint und Microsoft Teams hat das wirklich gut funktioniert. Meiner Arbeit konnte ich von Minute 1 ohne Probleme und mit Zugriff auf alle Daten, die ich für meine tägliche Arbeit benötige, nachgehen.

N. Senzel: Aber kommen wir nun zurück zu Dir und einer Frage, die sicherlich viele Leser dieser Tage interessiert: Was glaubst Du, werden in den kommenden Wochen und Monaten wichtige IT-Themen sein, mit denen sich Unternehmen beschäftigen werden und vor allem beschäftigen müssen?

P. Bauer: Ich glaube, dass viele Unternehmen sich jetzt zwangsweise und vielleicht auch zum ersten Mal überhaupt mit dem Thema Homeoffice beschäftigt und für sich erkannt haben, dass dies ein Arbeitsmodell der Zukunft ist – wobei es genau genommen auch schon ein Arbeitsmodell der Vergangenheit war. Nichts desto trotz denke ich, dass in den kommenden Monaten sicherlich Lösungen im Mittelpunkt stehen, die eine Remote-Arbeit erleichtern, bei manchen Unternehmen allenfalls sogar erst ermöglichen. Ich denke hier natürlich an die Microsoft Produktpalette rund um Office 365, aber auch Aspekte wie VPN, Citrix oder Notebooks für alle Mitarbeiter könnten Themen und Projekte für die „Nach-Corona-Zeit“ sein. Last but not least hoffe ich, dass sich Unternehmen auch im Rahmen des Business Continuity Managements bzw. des Notfallmanagements mit dem Umgang künftiger Notfallsituationen beschäftigen und hier entsprechende Konzepte und Prozesse bei sich in den Unternehmen etablieren. Hier sind die aktuell häufig erwähnten, systemkritischen Unternehmen – insbesondere die Finanzbranche – ein Vorbild für Viele.