IT-Ausschreibungsmanagement

Unsere Erfahrung zeigt immer wieder: Die Qualität von IT-Outsourcing-Projekten wird schon durch die Ausschreibung erheblich beeinflusst. Eine ungenaue Beschreibung der Anforderungen oder eine unzureichende Definition der Verantwortlichkeiten können

das komplette Vorhaben zum Scheitern verurteilen. Denn letztlich kann ein Outsourcing-Projekt nur mit einem IT-Provider, der genau den Anforderungen des Kunden entspricht, erfolgreich werden.

Die Herausforderung

Die Ausschreibung von IT-Projekten oder IT-Dienstleistungen bringt verschiedene Herausforderungen mit sich:

Leistungsschnitt:
Welche IT-Services sollen extern vergeben und welche intern erbracht werden?
Wird ein IT-Outsourcing, -Outtasking oder ein Shared-Operations-Modell angestrebt?
Vertragsgestaltung:
Wie gestaltet man einen Outsourcing-Vertrag, der sowohl aktuelle als auch künftige Anforderungen abdeckt und gleichzeitig noch einfach zu steuern bleibt?
Providerauswahl:
Nach welchen Bewertungskriterien soll der Provider ausgewählt werden, und wie werden diese gewichtet?
Werden K.O.-Kriterien definiert?

Unser Angebot

Als IT-Provider befasst sich die matrix fast täglich mit IT-Ausschreibungen.

Wir sind daher in der Lage, Sie während des gesamten Ausschreibungsprozesses zu unterstützen: von der Definition der Ausschreibungsinhalte und Zielsetzungen über den Request for Information und die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bis hin zur Bewertung der Gebote und dem Vertragsabschluss.

Methodik

Zu diesem Zweck haben wir zwei eigene, praxiserprobte Vorgehensweisen für das IT-Ausschreibungsmanagement entwickelt, die in definierten Schritten von der Marktsondierung zum Vertragsabschluss führen. Das Vorgehen wird in Abhängigkeit von der Zielsetzung in einem beschleunigten Verfahren durchgeführt und jeweils individuell an die Anforderungen des ausschreibenden Unternehmens angepasst:

Identifikation möglicher Dienstleister, z.B. Internetrecherche, Netzwerk, etc.

Erstellung & Versand des
Anforderungsdokuments
Erste Prüfung auf Umsetzbarkeit sowie
der wirtschaftlichen Tragfähigkeit
Bewertung aller Provider anhand einer
verkürzten Entscheidungsmatrix
Erstellung einer Shortlist

Erstellung & Versand einer umfassende Beschreibung sowie des kompletten Vertragswerks (Rahmenvertrag, Rahmenleistungsschein, Leistungsscheine, SLAs, Verrechnungsmodell, etc..)
Erfragung detaillierter Angebote
Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Angebote
Bewertung aller Provider anhand einer Entscheidungsmatrix

persönliche Verhandlungen vor Ort mit zwei
Kandidaten

Empfehlung für die Providerauswahl

Nutzen

Als erfahrener IT-Betriebsdienstleister unterstützt Sie matrix technology pragmatisch und praxisnah bei der Wahl des passenden IT-Providers. So wissen wir beispielsweise, wie wichtig ein eindeutiges Preismodell und bestimmte Klauseln, welche z. B. Mindestabnahmemengen definieren, sind, um die Vergleichbarkeit der Angebote hinsichtlich Leistung und Preis sicherzustellen. Dank unserer langjährigen praxiserprobten Vorgehensweise gewährleisten wir:

Eine Standardisierung der Verträge bzw. der Leistungsscheine über alle an der Ausschreibung teilnehmenden Provider.
Die Vergleichbarkeit der Preise.
Eine Reduzierung des internen Aufwands auf Auftraggeberseite sowie auf der Seite des unterstützenden Unternehmens.
Dass die wesentlichen und für den Auftraggeber wichtigen Punkte im Vertragswerk enthalten sind.