Gestalten Sie mit Microsoft 365 und Exchange die Transformation Ihrer E-Mail-Kommunikation

Egal, wie oft die E-Mail totgesagt wurde – die elektronische Post ist und bleibt eines der wichtigsten Kommunikationsmittel in Unternehmen. Anbieter gibt es viele am Markt: Aufgrund der Vernetztheit der Systeme und Tools untereinander, gehören Microsoft 365 und Exchange zu den Lieblingen unter den Business-Programmen. Viele Unternehmen haben die Vorteile bereits für sich entdeckt und sich für eine Migration zu Microsoft 365 und Exchange Online entschieden – doch lang noch nicht alle. Denn die Migration selbst stellt eine enorme Herausforderung für Unternehmen dar. Wenn das Vorhaben jedoch gut vorbereitet, strukturiert und geplant ist, läuft die Migration meist auch problemlos und mit geringer Friktion ab.

Häufig gestellte Fragen in diesem Kontext sind: 

• Wie kann ich sicherstellen, dass die Migration der E-Mail-Lösung keinen Einfluss auf mein Daily Business hat? 
• Was muss ich beachten, damit die bestehenden Kommunikations- und Geschäftsprozesse auch mit der neuen E-Mail-Lösung zuverlässig funktionieren? 
• Was muss in puncto E-Mail-Hygiene und E-Mail-Sicherheit berücksichtigt werden? 
• Welche Vorteile bringt mir eine Migration zu Microsoft 365 und Exchange? 

All diese Fragen können Sie im Rahmen Ihrer Migration zu Exchange Online beantworten, wenn Sie Ihr vorhaben strategisch angehen und sich intensiv mit dem Status Quo Ihrer bisherigen Umgebung auseinandersetzen. 

matrix technology unterstützt Sie aktiv sowohl bei der Auswahl der richtigen E-Mail-Lösung als auch bei der Migration Ihrer Daten und Postfächer in die leistungsstarke Zielumgebung. 

• Ausarbeitung einer Migrations-Strategie auf Basis der definierten Ausgangssituation und Zielsetzung
• Analyse der bestehenden Kommunikations- und Geschäftsprozesse vor dem Hintergrund der gegebenen Systemvoraussetzungen und unter Berücksichtigung der Anforderungen, die von den Fachabteilungen und Endanwendern gestellt werden
• Detaillierte Betrachtung von Aspekten wie E-Mail-Hygiene (Antivirus / Antispam), E-Mail-Sicherheit (Verschlüsselung / digitale Signatur), Archivierung und genutzte Endgeräte (Mobilfunk, MFPs, Fax, etc.)
• Durchführung von E-Mail-Migrationsprojekten nach Exchange Online auf Basis der definierten Migrations-Strategie

• Mittelständischer IT-Dienstleister mit umfassendem Microsoft- und E-Mail Security Know-how
• Langjährige Erfahrung in der Migrationsberatung verschiedener E-Mail-Systeme
• Geschulte Experten für den Wechsel einer On-Prem- hin zu einer cloudbasierten E-Mail-Lösung
• Zertifizierter Microsoft Solutions Partner „Infrastructure“, „Data&AI“ und „Modern Work“

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Für die Planung und Durchführung von Migrationsprojekten setzen wir unser bewährtes 6-Phasen-Modell ein – Das ideale Framework, um E-Mail-Transitionsprojekte kontrolliert und Ende-zu-Ende zum Erfolg zu führen.

In der ersten Phase erfassen wir systematisch alle relevanten Informationen rund um die E-Mail-Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise: Server, Benutzer, Adressen, Topologie, Anwendungen, Regelwerke, Softwarekomponenten, Add-Ins, Clients, Endgeräte, Sicherheitsaspekte, Geschäftsprozesse.

Gleichzeitig ermitteln wir die bestehenden Herausforderungen und Schwachstellen, die ein Erreichen der gesetzten Ziele erschweren können. Zum Abschluss dieser Phase liefern wir Ihnen eine fundierte Empfehlung auf Basis Ihrer Kommunikationsstrategie zum weiteren Vorgehen:

• Welches ist das ideale Zielsystem für Sie?
• Ist ein sofortiger Umstieg sinnvoll?
• Wird Koexistenz benötigt und wenn ja, wie lange?
• Welche weiteren Vorteile lassen sich durch die neue Lösung erzielen?

1. Target E-Mail environment
2. Coexistance and migration
3. Sizing

In der Design- und Setup-Phase werden die künftigen Topologien konzipiert sowie alle notwendigen Schritte und Koexistenzanforderungen im Detail spezifiziert und geplant. Dabei finden Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozesseffizienz besondere Berücksichtigung.
 

1. Target E-Mail environment
2. Migration tools
3. E-Mail clients

In der Provisionierungsphase wird die künftige E-Mail-Infrastruktur bereitgestellt und grundlegend konfiguriert. Dies schließt je nach Szenario notwendige Services und Tools mit ein. In vielen Fällen ist es sinnvoll, während dieser Phase auch die künftige Client-Software (sofern erforderlich) ebenfalls auszurollen.

1. Pilot User migration
2. End User migration

In der Migrationsphase wird nach einer Pilotmigration, in der die erstellten Konzepte und Pläne auf Herz und Nieren geprüft und gegebenenfalls modifiziert werden, der Hauptteil des Umzugs erfolgen. Die Information sowie das Training von Endbenutzer und Help Desk sollte ebenfalls spätestens in dieser Phase erfolgen.
 

1. End User & Help Desk training
2. Documentation

Nach dem erfolgreichen Abschluss der Migration werden alle Dokumente finalisiert und alle Systeme und Prozesse gehen in den Regelbetrieb über. Sofern erforderlich, werden etwaige Feinjustierungen vorgenommen.

Aus Benutzersicht ist die Migration bereits mit Phase 5 erfolgreich beendet.

Nach erfolgreichem Start des Regelbetriebs kann die Dekommissionierung der Altsysteme, die nicht länger benötigt werden, erfolgen.

Microsoft Exchange ist die intelligente E-Mail und Kalenderfunktion von Microsoft. Endanwender haben die Möglichkeit, je nach persönlichem Arbeitsstil den Posteingang zu individualisieren und E-Mails und dazugehörige Dokumente strukturiert abzuarbeiten. Die Arbeitsorganisation wird so auf intelligente Art möglich und Effizienzsteigerungen werden schon nach kurzer Zeit sichtbar. 

Microsoft 365 vereint E-Mail, Collaboration und effizientes Dokumentenmanagement. Anwender haben die Möglichkeit, orts- und geräteunabhängig auf die Dienste zugreifen zu können, die für die tägliche Arbeit essenziell sind. Neben dem Zugriff auf E-Mails sowie die gängigen Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint kann mit Microsoft 365 eine moderne, auf SharePoint basierende Intranet- und Collaboration-Lösungen aufgebaut werden, welche die Grundlage für effizientes Zusammenarbeiten im Unternehmen bildet.